Alla vet att inköp kostar, det syns tydligt i budgeten. Det som inte syns som en egen rad är priset...
Det här är spendanalys.
Spendanalys låter kanske tekniskt, men i grunden är det enkelt. Det handlar om att förstå hur pengarna faktiskt används, så att ni kan styra bättre och fatta smartare beslut. Genom att börja jobba med grundläggande spendanalys får ni den överblick som krävs för att ta kontroll och prioritera rätt i inköpsarbetet.
Vad spendanalys egentligen är
Spendanalys är att få en tydlig, samlad bild av hur pengarna används – vad ni köper, från vilka leverantörer, för hur mycket och under vilka villkor. På det sättet blir det enklare att se mönster, hitta förbättringsmöjligheter och ta smartare beslut framåt.
I praktiken bygger det på att samla fakturadata från ekonomisystemet, kategorisera den (till exempel med UNSPSC) och visualisera mönster som annars är svåra att se.
Ett konkret exempel
Tänk er att ni ska följa upp konsultkostnader. Utan någon form av grundläggande spendanalys uppstår ett antal saker som är mer eller mindre oklara:
- hur mycket som går till vilka leverantörer
- hur priser skiljer sig
- om ni köper samma tjänst från många leverantörer
- eller om köpen hamnar utanför avtal
Med kategoriserad data ser ni direkt var avvikelserna finns, till exempel om 20 leverantörer används där 5 hade räckt. Det här gör arbetet både snabbare och tryggare. Beslut tas på fakta, inte genom gissningar.
Varför spendanalys spelar roll
Spendanalys gör det möjligt att:
- se mönster som annars är dolda
- följa avtal i den verkliga verkligheten, inte bara i teorin
- skapa stabila underlag för upphandling
- prioritera rätt, baserat på volymer och risker
- frigöra tid från manuellt letande
- kunna lägga tid på värdeskapande aktiviteter när data för beslut finns
