Leverantörsdialog i 12 steg: en praktisk guide.

En leverantörsdialog behöver inte vara ett stort projekt. Det handlar om att ta reda på hur samarbetet faktiskt fungerar i verkligheten. För kommuner och regioner, där avtal ofta berör många verksamheter och sträcker sig över flera år, ger en bra dialog en tydlig bild av kvalitet, kostnader och risker. Den här guiden ger dig tolv konkreta steg som gör dialogen enklare att genomföra och lättare att följa upp.

Varför leverantörsdialogen spelar roll

En strukturerad dialog hjälper dig att:

• förstå hur kvalitet, pris och leverans fungerar i praktiken
• upptäcka problem tidigt och undvika överraskningar
• stärka avtalstroheten och minska avvikelser
• förbereda kommande upphandlingar med bättre underlag
• utveckla relationen och skapa mer förutsägbarhet

Dialogen är alltså inte bara “trevlig att ha”, den påverkar kostnader, kvalitet och vardagen i verksamheten.

Så förbereder du dialogen

1. Ta fram den data du behöver.
2. Spendanalys, avtal, fakturor, volymer och eventuella avvikelser. Utgå från det faktiska nuläget.
3. Stäm av med verksamheten. Ställ frågor som: vad fungerar, vad fungerar inte, och vad behöver vi ta upp? Det här ger dig både nyans och konkreta exempel.
4. Sätt syfte och agenda. En tydlig agenda gör dialogen seriös och minskar risken för att frågor hamnar utanför.

Leverantörsdialog i 12 steg

--> Steg 1: Klargör krav och förväntningar internt

Vad säger avtalet? Vad behöver verksamheten? Vad vill ni förstå bättre?
Varför: du slipper missförstånd och onödiga sidospår i dialogen.

--> Steg 2: Sammanställ inköpsdata och fakturor

Ta fram volymer, prisrader och eventuella avvikelser.
Varför: det ger en faktabaserad grund — inte en “känsla”.

--> Steg 3: Kontrollera avtalstrohet

Stämmer köpen med avtalet? Är det rätt artiklar/tjänster?
Varför: avtalstrohet är ofta den största dolda kostnadsfaktorn.

--> Steg 4: Granska prisbild och prisavvikelser

Finns prisglidning? Har rabatter uteblivit?
Varför: prisbilden ger en rättvis startpunkt för dialogen.

--> Steg 5: Analysera kvalitet och leveranssäkerhet

Har ni fått det som avtalats? Hur upplever verksamheten leveranserna?
Varför: kvalitet i vardagen är ofta viktigare än priset.

--> Steg 6: Bedöm leveransvillkor i praktiken

Leveranssätt, tider, frakt, garanti.
Varför: avtalade villkor och verkligheten matchar inte alltid.

--> Steg 7: Utvärdera flexibilitet och anpassningsförmåga

Hur väl kan leverantören hantera ändrade behov?
Varför: offentlig verksamhet förändras ofta — leverantören måste kunna följa med.

--> Steg 8: Hantera hållbarhet och etik när relevant

Ta upp miljökrav, arbetsvillkor och andra standarder där det är relevant för kategorin.
Varför: det skapar trygghet och förutsägbarhet inför kommande upphandlingar.

--> Steg 9: Identifiera risker som påverkar verksamheten

Kapacitetsproblem, ledtider, ekonomi, beroenden.
Varför: risker blir billigare att hantera när de är kända tidigt.

--> Steg 10: Diskutera support och service

Vilka kontaktvägar finns? Hur snabbt får ni hjälp?
Varför: supportfrågor påverkar verksamheten direkt.

--> Steg 11: Jämför med andra leverantörer (benchmarking)

Använd spenddata eller rapporter — inte offertmaterial — som referens.
Varför: det ger perspektiv utan att hamna i LOU-konflikt.

--> Steg 12: Planera långsiktig uppföljning

Sätt frekvens, roller och återkommande agenda.
Varför: dialoger har liten effekt utan uppföljning.

Tre principer för att hålla dialogen konstruktiv

1. Var saklig. Beskriv läget med data. Undvik antaganden, både positiva och negativa.

2. Var nyfiken. Ställ frågor som går på djupet: “Vad är orsaken?”, “Vad skulle underlätta?”. Det bygger förtroende.

3. Var tydlig. Avsluta med konkreta överenskommelser: vad ska göras, när och av vem.

Så följer du upp efter dialogen

När dialogen är avslutad följer du upp genom att först förankra internt. Sammanfatta vad ni kom överens om och vad det innebär för verksamheten. Dokumentera därefter åtgärdspunkterna och håll det kort: vad som ska göras, vem som ansvarar och när ni följer upp. Sätt också en tydlig uppföljningsplan – regelbunden dialog gör samarbetet stabilare och minskar ryckigheten i kategorin.

Avslutning

En leverantörsdialog behöver inte vara mer avancerad än så här. Med en enkel struktur, rätt frågor och tydlig uppföljning blir relationen både mer förutsägbar och mer effektiv, för leverantören och för verksamheten.