En leverantörsdialog behöver inte vara ett stort projekt. Det handlar om att ta reda på hur samarbetet faktiskt fungerar i verkligheten. För kommuner och regioner, där avtal ofta berör många verksamheter och sträcker sig över flera år, ger en bra dialog en tydlig bild av kvalitet, kostnader och risker. Den här guiden ger dig tolv konkreta steg som gör dialogen enklare att genomföra och lättare att följa upp.
En strukturerad dialog hjälper dig att:
Dialogen är alltså inte bara “trevlig att ha”, den påverkar kostnader, kvalitet och vardagen i verksamheten.
--> Steg 1: Klargör krav och förväntningar internt
Vad säger avtalet? Vad behöver verksamheten? Vad vill ni förstå bättre?
Varför: du slipper missförstånd och onödiga sidospår i dialogen.
--> Steg 2: Sammanställ inköpsdata och fakturor
Ta fram volymer, prisrader och eventuella avvikelser.
Varför: det ger en faktabaserad grund — inte en “känsla”.
--> Steg 3: Kontrollera avtalstrohet
Stämmer köpen med avtalet? Är det rätt artiklar/tjänster?
Varför: avtalstrohet är ofta den största dolda kostnadsfaktorn.
--> Steg 4: Granska prisbild och prisavvikelser
Finns prisglidning? Har rabatter uteblivit?
Varför: prisbilden ger en rättvis startpunkt för dialogen.
--> Steg 5: Analysera kvalitet och leveranssäkerhet
Har ni fått det som avtalats? Hur upplever verksamheten leveranserna?
Varför: kvalitet i vardagen är ofta viktigare än priset.
--> Steg 6: Bedöm leveransvillkor i praktiken
Leveranssätt, tider, frakt, garanti.
Varför: avtalade villkor och verkligheten matchar inte alltid.
--> Steg 7: Utvärdera flexibilitet och anpassningsförmåga
Hur väl kan leverantören hantera ändrade behov?
Varför: offentlig verksamhet förändras ofta — leverantören måste kunna följa med.
--> Steg 8: Hantera hållbarhet och etik när relevant
Ta upp miljökrav, arbetsvillkor och andra standarder där det är relevant för kategorin.
Varför: det skapar trygghet och förutsägbarhet inför kommande upphandlingar.
--> Steg 9: Identifiera risker som påverkar verksamheten
Kapacitetsproblem, ledtider, ekonomi, beroenden.
Varför: risker blir billigare att hantera när de är kända tidigt.
--> Steg 10: Diskutera support och service
Vilka kontaktvägar finns? Hur snabbt får ni hjälp?
Varför: supportfrågor påverkar verksamheten direkt.
--> Steg 11: Jämför med andra leverantörer (benchmarking)
Använd spenddata eller rapporter — inte offertmaterial — som referens.
Varför: det ger perspektiv utan att hamna i LOU-konflikt.
--> Steg 12: Planera långsiktig uppföljning
Sätt frekvens, roller och återkommande agenda.
Varför: dialoger har liten effekt utan uppföljning.
1. Var saklig. Beskriv läget med data. Undvik antaganden, både positiva och negativa.
2. Var nyfiken. Ställ frågor som går på djupet: “Vad är orsaken?”, “Vad skulle underlätta?”. Det bygger förtroende.
3. Var tydlig. Avsluta med konkreta överenskommelser: vad ska göras, när och av vem.
När dialogen är avslutad följer du upp genom att först förankra internt. Sammanfatta vad ni kom överens om och vad det innebär för verksamheten. Dokumentera därefter åtgärdspunkterna och håll det kort: vad som ska göras, vem som ansvarar och när ni följer upp. Sätt också en tydlig uppföljningsplan – regelbunden dialog gör samarbetet stabilare och minskar ryckigheten i kategorin.
En leverantörsdialog behöver inte vara mer avancerad än så här. Med en enkel struktur, rätt frågor och tydlig uppföljning blir relationen både mer förutsägbar och mer effektiv, för leverantören och för verksamheten.