När hållbarhetsambitioner möter inköpsvardag.

Alla organisationer vill bidra till hållbar utveckling. Men när det kommer till inköp är det ofta svårt att göra det i praktiken. Ambitionerna är höga, men otydliga underlag, bristfälliga system och en hektisk vardag kommer emellan. Här beskriver vi vår syn på det gapet mellan ambition och verklighet – och vad som krävs för att stänga det.

1. När målen är tydliga – men underlaget saknas

Det pratas ofta om hållbarhetsmål, klimatplaner och gröna strategier. Men i verkligheten är inköpen ofta spridda över hundratals leverantörer, kategorier och system. Målen är tydliga, men underlaget är inte tillräckligt för att styra.

De flesta som jobbar med hållbarhet kan nog känna igen sig: du ska följa upp klimatpåverkan, avfall, transporter och leverantörsled, men siffrorna finns inte där du är. De bor lite varstans i fakturor, Excel-filer och uppföljningar som inte talar samma språk.

2. Varför struktur är din bästa vän

För att lyckas med hållbara inköp räcker det inte med vilja, det behövs struktur. Samlad och konsekvent inköpsdata gör det möjligt att se:

• vad ni faktiskt köper, inte bara vad som står i styrdokument
• vilka kategorier som driver störst påverkan, t.ex. transporter, energi, bygg, eller vad det nu kan vara
• var leverantörerna brister ur hållbarhetssynpunkt och var de håller vad de lovar
• hur inköpens klimatpåverkan utvecklas över tid

Med kategoriserad data (till exempel via UNSPSC) går det plötsligt att se vilka köpområden som påverkar mest och vad som ska prioriteras först. Och det är ju så. I takt med att kraven på koldioxid- och klimatredovisning skärps blir det ett måste, inte ett “nice to have”.

3. Ett vardagligt exempel

Tänk dig en organisation som vill minska klimatpåverkan från transporter.

Ambitionen: “Vi ska halvera utsläppen.”

Verkligheten: Ingen vet exakt hur mycket som köps inom transporter, vilka leverantörer som används eller vilka delar av verksamheten som driver kostnaden.

Ambitionen är bra. Men den är svår att agera på. Med tydlig spenddata skulle glappet snabbt börja täppas och bilden bli tydlig:

• vilka enheter som köper mest
• vilka leverantörer som används
• vilka avvikelser som finns mot avtal
• vilken påverkan som är störst

Men utan den datan blir hållbarhetsarbetet mest en fråga om antaganden och manuellt detektivarbete. Vi kan inte nog prisa de som lägger tid, energi och passion på att få det jobbet gjort. Men det är en otacksam motvind. Det går att jobba smidigare om man får tillgång till system som verkligen är designade för att hjälpa dig att lyckas.

4. När styrningen inte håller hela vägen

Hållbarhetsarbete utan inköpsdata leder ofta till tre återkommande problem:

1. Det blir svårt att prioritera vad som ska göras först
2. Det blir svårt att följa upp om insatserna fungerar
3. Det blir svårt att visa resultat för ledning, nämnder eller rapportering

Och utan den transparensen blir det en knepig uppgift att bygga förtroende, både internt och externt.

5. Lösningen börjar i inköpen – inte i rapporteringen

Många hållbarhetsinitiativ startar i rapporteringsdelen. Man tänker: “Vi måste rapportera bättre”. Och det är ju jättebra. Men i praktiken är det organisationens inköpsdata som avgör om rapporteringen blir meningsfull.

Utan strukturerad spend är det svårt att:

• veta vilka åtgärder som gör störst skillnad
• styra inköpen dit de gör mest nytta
• följa upp hållbarhetsmål utan manuellt merarbete
• samordna verksamheten på ett sätt som håller över tid

Med modern inköpsdata blir det enklare att styra, följa upp och fatta beslut som både verksamheten och planeten tjänar på.

Avslutning

Hållbarhetsambitioner kräver alltid goda underlag. När det gäller inköp  betyder det strukturerad, kategoriserad, spårbar data. När inköpen är synliga blir också hållbarhetsarbetet möjligt att genomföra i vardagen.