Kategoristyrning är en strategisk metod för inköp och leverantörshantering där inköp delas in i...
En spendanalys behöver inte vara ett stort projekt. Med ett enkelt första grepp kan du snabbt skapa överblick över kostnader, avtal och leverantörer. Det är tillräckligt för att du ska kunna fatta bättre beslut och se var det är värt att fördjupa arbetet. De här 5 stegen hjälper dig att komma dit utan att fastna i detaljer.
Varför börja med en snabb spendanalys?
Att göra en spendanalys är det enklaste sättet att få kontroll på inköpen och se var pengarna faktiskt går. Den ger svar på grundläggande frågor som vad ni köper, från vilka leverantörer och under vilka avtal (eller om avtal helt saknas).
Det här räcker förvånansvärt långt. För många inköpsteam, särskilt i mindre kommuner, är målet att “göra rätt” och få överblick snabbt. Därför ska en första version inte försöka vara perfekt. Den ska vara tillräckligt bra för att stötta beslut.
Steg 1: Samla de viktigaste datakällorna
Du behöver inte allt. Börja med:
- Leverantörsreskontra (12 månader)
- Lista över befintliga avtal
- En enkel export från inköpssystemet (om det finns)
Det här räcker för att skapa en första kostnadsanalys och se var det kan finnas risker eller dubbelköp.
Steg 2: Rensa bara det som behövs
Fällan i många projekt är att försöka städa “hela världen”. Det är knepigt och tidskrävande och i de allra flest fall fel approach. Gör i stället det minsta som krävs för att kunna läsa datan:
- Slå ihop dubbletter av leverantörer
- Rätta uppenbara stavfel
- Markera “osäker kategori” i stället för att försöka gissa
Målet är att skapa en överblick, inte en slutrapport.
Steg 3: Gruppera köp i enkla kategorier
Du behöver inte full kategoristyrning dag 1. Börja istället med breda och begripliga grupper som:
- IT & teknik
- Bygg & fastighet
- Konsulttjänster
- Fordon & resor
- Övrigt
Poängen är att snabbt kunna se: Var är kostnaderna störst? Var saknas kontroll? Var saknas avtal? Det här steget bygger en naturlig bro vidare mot kategoristyrning när ni vill fördjupa arbetet.
Steg 4: Koppla mot avtal och identifiera luckor
Här kommer några av de viktigaste insikterna:
- Vilka köp ligger på avtal?
- Vilka ligger utanför avtal?
- Vilka avtal följs inte trots att de finns?
Det här ger ofta en av de tydligaste effekterna i hela analysen: ett första läge för avtalsuppföljning utan manuell jakt i mappar, SharePoint eller mejltrådar.
Steg 5 – Visualisera tre saker (mer behövs inte)
En snabb spendanalys behöver bara några få visualiseringar:
- Spend per kategori
- Spend per leverantör
- Andel avtalsskyldig spend
Det räcker för att beslutsfattare ska förstå läget och för att inköpsteamet ska kunna säga: “Här är våra tre största områden. Vi vet var vi ska börja.”
Vad gör du efter analysen?
När den första bilden finns på plats kan ni gå vidare för att få en djupare förståelse:
- välj en prioriterad kategori
- sätt de första stegen för kategoristyrning
- ta hand om uppenbara risker eller onödiga kostnader
- diskutera hur ni långsiktigt vill jobba vidare med data
En snabb spendanalys ersätter inte ett system, men den ger snabbt grundläggande kontroll och riktning för ert fortsatta arbete.
