UNSPSC: en enkel väg till struktur i inköpsdata.

UNSPSC låter tekniskt, men i praktiken är det bara ett gemensamt sätt att beskriva vad som köps in. För offentliga verksamheter – där inköpsdata ofta är spretig, varierande och svår att jämföra – kan UNSPSC vara det som gör bilden tydligare. Du behöver inte kunna alla nivåer eller detaljer. Du kommer långt genom att börja enkelt och använda det som en grund för att komma igång. UNSPSC är bra i vissa fall och mindre bra i andra fall. Vi förklarar.

Det här är UNSPSC

UNSPSC är helt enkelt ett gemensamt språk för varor och tjänster. Det gör inte datan perfekt, men det gör den jämförbar. Och just jämförbar data är en förutsättning för att få överblick, göra kostnadsanalys och utveckla kategorier.

Tänk därför inte nödvändigtvis att du och din organisation står inför ett stort klassificeringsarbete. Tänk istället: ett smidigt sätt att skapa lite mer ordning – snabbt. För det är vad det är.

Hur UNSPSC är uppbyggt

UNSPSC består av fyra nivåer som beskriver varor och tjänster från brett till detaljerat. Du behöver inte använda alla nivåer – enligt vår erfarenhet kommer de allra flesta organisationer ganska långt med de två mittersta stegen (två och tre).

Poängen är inte precision på sista decimalen, utan att datan får en stabil form som går att arbeta vidare med.

Varför UNSPSC är så bra för offentliga inköp

I kommuner och regioner varierar inköpsdatan ofta mellan system, enheter och leverantörer. UNSPSC gör den mer användbar i vardagen:

• gör kostnadsanalys snabbare och lättare att lita på
• förenklar avtalsuppföljning
• ger en tydligare grund för kategorier (äkta kategoristyrning och inte avtalskategorisering)
• gör spendanalys mer robust även med ofullständig data
• minskar manuellt tolkningsarbete

Kort sagt: UNSPSC gör det lättare att se vad ni faktiskt köper, och hur ni köper.

När UNSPSC fungerar  och när det inte gör det

UNSPSC är inget magiskt piller som fixar all din inköpsdata i en handvändning. Det är ett stöd med möjligheter och begränsningar. 

UNSPSC fungerar särskilt bra när:

• du vill få överblick utan att börja med datastädning
• du behöver jämförbarhet mellan verksamheter
• du gör grundläggande kostnads- eller spendanalys
• du ska införa eller utveckla kategoristyrning
• leverantörer använder helt olika beskrivningar

UNSPSC fungerar mindre bra när:

• datan är extremt specifik 
• du behöver en egen, anpassad struktur
• du förväntar dig att UNSPSC ensam fixar datakvalitet

Det är ett stöd, inte en lösning på allt. Med den här checklistan i bakhuvudet har du bra förutsättningar att börja lösa problem som UNSPSC faktiskt är rätt svar på.

Så kommer du igång, utan att fastna

1. Ta ut datan som den är.
2. Börja där. Ingen förberedande städning behövs.
3. Välj en lagom nivå. De flesta verksamheter räcker långt med Familj- eller Klass-nivå.
4. Klassificera 75–95 %, inte allt. Det är normalt att en del av datan kräver mer eftertanke. Du behöver inte få 100% rätt från början.
5. Bygg vidare över tid. Låt UNSPSC följa utvecklingen, inte tvärtom.

Hur UNSPSC hänger ihop med kategoristyrning

UNSPSC är inte samma sak som kategorier, men det ger en struktur som gör kategorierna enklare att sätta och underhålla.

När data blir mer likartad och tydligt grupperad kan du plötsligt börja arbeta mycket mer strukturerat. Du kan till exempel:

• se var kostnaderna finns
• identifiera avvikelser och mönster
• jämföra leverantörer
• ha bättre dialoger med verksamheten
• fatta snabbare beslut om åtgärder

Det är ofta här skillnaden märks mest.

Hur du vet att du har lyckats

Ibland kan det vara lätt att genomföra en förändring i organisationen, man följer ett sätt att jobba och ett sätt tänka, men ändå är man osäker på om man har “gjort rätt”. När det gäller UNSPSC menar vi att det bästa är att se på vilka effekter man faktiskt märker av. Om flera av dem är på plats, då har man alldeles uppenbart gjort något som ger värde.  

De viktigaste effekterna du kommer se är troligtvis att analyser går snabbare än tidigare och att kategorier som tidigare spretade börjar hålla ihop bättre. Effekter syns också kring leverantörsdata som nu börjar kräva allt mindre leverantörsdata kräver mindre handpåläggning (skönt va!). Undantagen blir färre, ordningen större och diskussionerna i organisationen får tydligare grund att stå på.

Det här är små, men viktiga, tecken på att strukturen fungerar. Om effekterna uteblir kan det finnas anledning att ta ett steg tillbaka och se om grunden verkligen sitter.

Avslutning

UNSPSC är inget stort projekt och ingen teknisk tröskel. Det är ett verktyg som gör det enklare att förstå inköpen – och att fatta bättre beslut, utan att du behöver göra allt perfekt först. Ett stöd som kan användas tillsammans med andra metoder för att ge en mer komplett bild. I praktiken är det ofta mer än tillräckligt.