Alla vet att inköp kostar, det syns tydligt i budgeten. Det som inte syns som en egen rad är priset för ostrukturerad inköpsdata – med allt vad det innebär i termer av extraarbete, lösryckta siffror, vaga underlag och beslut som skjuts upp. Den kostnaden är större än den ser ut, och lätt att underskatta. Vi reder ut.
I verksamheter som behöver fatta många beslut varje dag är data inte ett “stöd”; det är en förutsättning. Utan en digital överblick vet ingen säkert vad som faktiskt köps, till vilka priser, från vilka leverantörer och med vilka villkor. Det betyder att det blir svårt att styra kategorier, följa upp avtal eller ens förstå vilka risker som finns.
Konsekvensen är inte bara att kostnader drar iväg, vilket de gör. Desto allvarligare är att ledning och verksamhet i allt väsentligt saknar underlag för att fatta beslut som håller över tid. Allt blir lite mer osäkert, lite mer reaktivt, och betydligt mer beroende av enskilda personer.
När underlagen är fragmenterade eller föråldrade landar beslut lättare på tradition, personliga bedömningar och gamla sanningar. Många organisationer känner nog igen sig här, inte minst kommuner, regioner och andra stora offentliga aktörer: en upphandling startar utan full koll på volymerna, eller ett avtal förlängs utan att någon riktigt vet hur det används i praktiken.
Det här skapar en styrning som blir beroende av “tyst kunskap”, och när nyckelpersoner slutar faller mycket av strukturen. Det kostar både tid och kvalitet, eftersom varje ny runda kräver att man börjar om från början.
En stor del av upphandlingens kvalitet avgörs innan själva upphandlingen startar. Utan digitala data blir det svårare att formulera rätt krav, förstå marknadens möjligheter och sätta rimliga volymer. Upphandlingarna blir långsammare, och avtalen blir inte lika träffsäkra som de hade kunnat bli.
Det handlar inte om att göra “bättre förfrågningsunderlag”, utan om att ge marknaden möjligheten att svara med sina bästa lösningar. När underlagen inte är tydliga förlorar både verksamheten och leverantören.
Omoderna arbetssätt gör det svårt att känna att man “gör rätt”. Avtalen ligger i mappar, fakturorna följs upp manuellt och ingen vet riktigt om köpen faktiskt följer det som bestämts. Det leder till en kultur där människor gör så gott de kan, men där systemet runt dem inte hjälper dem att lyckas. Det är inte ovanligt att medarbetare beskriver att de “borde hinna mer”, men att mycket tid går åt till att bara få koll på fakta. Det blir svårt att känna sig effektiv, vilket påverkar både trivsel och engagemang. I det läget är det lätt att se vad som bör ändras. Systemet.
Nyexaminerade ekonomer, analytiker, inköpare och upphandlare förväntar sig moderna verktyg, tydliga arbetssätt och en datadriven kultur. När verkligheten istället består av manuella steg, gamla system och avsaknad av överblick, väljer många andra arbetsgivare.
Det här är en tyst men mycket dyr kostnad: svårt att rekrytera, svårt att behålla och svårt att utveckla. Och när kompetens saknas blir modernisering ännu svårare – en ond cirkel.
Offentlig sektor arbetar under krav på transparens, uppföljning och samhällsnytta. Utan god inköpsdata är det svårt att visa:
Det betyder att arbetet i praktiken blir mindre synligt, trots att många gör ett stort och viktigt jobb.
Kravbilden förändras snabbt: hållbarhet, spårbarhet, EU-direktiv, riskhantering, cybersäkerhet och rapportering. Alla dessa frågor bygger på att organisationer har koll på sina inköp. När man jobbar omodernt blir det svårt att svara upp mot nya krav, och ännu svårare att förbereda verksamheten i tid.
Det handlar inte om att “digitalisera inköp” i sig, utan om att ge hela verksamheten möjlighet att hålla jämna steg med utvecklingen.
Det är lätt att tro att det här handlar om pengar, men i praktiken är det förmåga som går förlorad:
När inköpsarbetet moderniseras får organisationen tillbaka kontrollen, lugnet, tryggheten och kapaciteten att planera framåt. Och det är just dessa förmågor som påverkar invånare, studenter, patienter och brukare — varje dag.
Att modernisera inköpen handlar inte om system eller teknik. Det handlar om att göra det möjligt att styra bättre, leverera bättre och använda offentliga medel på ett sätt som stärker både verksamhetens kvalitet och medarbetarnas arbetsvardag.
Det är därför modernisering inte är ett “teknikprojekt”, det är ett verksamhetsbeslut.