Så gick Västerås Stad från manuell datainhämtning till strategisk inköpsstyrning.
Organisation: Västerås Stad
Verksamhet: Kommunal verksamhet
Invånare: ca 161 000
Utmaning: Manuell datainsamling, begränsad överblick över inköp och avtalstrohet
Lösning: Xpendio – digital plattform för spendanalys och inköpsstyrning
Användare: Henrik Sandholm, Inköpscontroller
Resultat:
• Från timmar till minuter på inköpsrapporter.
• Bättre kontroll på takvolymer i avtal
• Köp “under radar” synliggjorda. Öppnade för nya beslut och diskussioner.
• Bättre underlag för upphandlingsplanering och kategoristyrning.
• Inköpsfunktionens roll uppgraderad: från deltidsuppgift till två heltidstjänster.
Utmaningen: Mycket data - lite överblick
Västerås Stad hanterar varje år inköp för betydande belopp, fördelade över ett stort antal förvaltningar och verksamheter. Precis som i många andra kommuner fanns det mycket data utspridd över flera system. Henrik Sandholm, Inköpscontroller på centrala inköps- och upphandlingsenheten i Västerås Stad beskriver hur uppföljningen fungerade innan Xpendio:
“Vid varje förfrågan fick vi hämta uppgifter om alla fakturor från ett system, koppla det till ett organisationsträd från ett annat och sedan hämta kategoridata från ytterligare ett system. Krångligt och framför allt tidskrävande.”
Henrik Sandholm, Inköpscontroller, Västerås Stad
När de började utvärdera alternativ tittade Västerås Stad på två typer av lösningar: enklare system som summerade på kontonivå samt mer avancerade verktyg som Xpendio som kunde bryta ned analysen på en mer detaljerad nivå.
Lösningen: En gemensam plattform för hela organisationen
Implementeringen genomfördes för ca sex år sen där Henrik var beställare från Västerås Stad.
Implementeringen avslöjade också ett problem som flugit under radarn: en rörig avtalsdatabas. När Henrik försökte importera avtal från befintliga system visade det sig att:
• Samma avtal fanns upplagt i flera versioner (A, B, C, D, E-versioner).
• Avtalstider överlappade varandra så att samma avtal formellt var giltigt samtidigt.
• Tusentals poster behövde rensas och struktureras upp för att få ordning på avtalen.
Efter det initiala städarbetet sattes systemet upp med lokala kategoriseringsregler (kategorisering specifik för Västerås Stad), kategoriträd och strukturerade samt integrerade flöden. Idag används Xpendio regelbundet på samtliga större förvaltningar med inköps-/avtalscontrollers och är navet i kommunens pågående arbete med kategoristyrning.
“Xpendio har absolut legat i topp när det kommer till att lyssna på behoven och faktiskt agera på dem”.
Henrik Sandholm, Inköpscontroller, Västerås Stad
Resultatet: Mer kontroll, bättre beslut
Efter införandet av Xpendio upplevde Västerås Stad flera tydliga effekter:
Från timmar till minuter
Den mest påtagliga förändringen i vardagen är tidsbesparing på rapportarbetet. Det som tidigare krävde manuell datainsamling från flera system och förpackning i Excel tar idag bara några knapptryck.
Köp under radarn synliggjorda
Xpendio har låtit Västerås Stad fånga upp saker som tidigare gick förbi. Köp som beloppsmässigt sett små ut totalt men som vid nedbrutna kategorivyer visade sig vara av betydande volymer. Det har öppnat för diskussioner som aldrig tidigare ägt rum.
Bättre upphandlingsplanering
Med synlighet över hela organisationens inköp är det nu enklare att identifiera alla köpare när en upphandling planeras, inte bara den förvaltning som beställt den. Det har höjt kvaliteten på upphandlingsarbetet avsevärt och minskat silo-tänket mellan förvaltningarna.
En stärkt inköpsfunktion
Den kanske tydligaste indikatorn på vilket värde Xpendio skapat är hur inköpsfunktionens roll har förändrats. När Henrik började var inköpsanalys något man hanterade på deltid, som en av många uppgifter. Nu är det två heltidstjänster samt flera ute på förvaltningarna som jobbar med just detta.
“Vi har gått från timmar till minuter. Från att jag får en fråga är det egentligen bara några knapptryck till att kunna ge ett svar.”
Henrik Sandholm, Inköpscontroller, Västerås Stad