Privacy Policy (Sekretesspolicy)
Human readable policy för Xpendio AB – för webbplats, tjänst och integrationer (inkl. Visma Proceedo API)
Version 1.2 • 7 november 2026
Denna Privacy Policy beskriver hur Xpendio AB samlar in, använder, lagrar och delar personuppgifter när du besöker våra webbplatser, använder våra tjänster eller interagerar med oss. Om du använder Xpendios tjänst via din arbetsgivare/kundorganisation kan vi behandla personuppgifter både som personuppgiftsansvarig och som personuppgiftsbiträde.
1. Personuppgiftsansvarig
Xpendio AB är personuppgiftsansvarig för behandling som sker för våra egna ändamål (t.ex. webbplats och marknadsföring).
- Företag: Xpendio AB (org.nr 559053-3922)
- Adress: Trädgårdsgatan 11, 753 09 Uppsala, Sverige
- Kontakt för dataskydd: support@xpendio.se
- Tillsynsmyndighet i Sverige: Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).
2. När vi är personuppgiftsbiträde
När vi levererar vår SaaS-tjänst till en kund (t.ex. din arbetsgivare) behandlar vi ofta personuppgifter på kundens instruktion. Kunden är då personuppgiftsansvarig och Xpendio är personuppgiftsbiträde. I dessa fall hänvisar vi till kundens information om behandlingen samt vårt personuppgiftsbiträdesavtal (DPA).
3. Vilka uppgifter vi samlar in
- Kontaktuppgifter: namn, e-post, telefon, företag, roll/titel.
- Kontouppgifter: användar-ID, behörighetsnivå, autentiseringsdata (i den mån tillämpligt).
- Tjänstedata: information som du eller din organisation laddar upp eller skapar i tjänsten (kan innehålla personuppgifter).
- Tekniska data: IP-adress, loggar, enhets-/webbläsardata, tidsstämplar.
- Kommunikation: supportärenden, e-post och annan korrespondens.
- Cookies och liknande tekniker på webbplatsen (se avsnitt 9).
4. Hur vi använder personuppgifter
| Ändamål | Exempel på behandling | Laglig grund (när Xpendio är ansvarig) |
|---|---|---|
| Tillhandahålla webbplats och kommunikation | Svara på förfrågningar, demo-bokningar, kunddialog | Berättigat intresse eller avtal |
| Marknadsföring | Nyhetsbrev och produktinformation (med avanmälan) | Berättigat intresse eller samtycke |
| Kund- och avtalsadministration | Fakturering, avtal, onboarding | Avtal / rättslig förpliktelse |
| Säkerhet och kvalitet | Loggning, övervakning, felsökning, incidenthantering | Berättigat intresse / rättslig förpliktelse |
| Efterlevnad | Uppfylla lagkrav och hantera rättighetsbegäran | Rättslig förpliktelse |
När Xpendio är personuppgiftsbiträde behandlar vi personuppgifter enligt kundens instruktioner och DPA.
5. Hur länge vi sparar uppgifter
Vi sparar personuppgifter så länge det behövs för ändamålen ovan, eller så länge vi måste enligt lag.
Exempel:
- Kommunikation och supportärenden: sparas normalt under en begränsad period efter avslut, 24 månader, om inte längre krävs för att hantera tvist eller säkerhet.
- Marknadsföringsdata: sparas tills du avregistrerar dig eller efter en inaktivitetsperiod.
- Loggar: sparas under en begränsad period för säkerhet och felsökning och gallras därefter.
- Kunddata i tjänsten: hanteras enligt avtal med kund (avtalstid + övergång för export/radering).
6. Vem vi delar uppgifter med
Vi kan dela personuppgifter med:
- Våra leverantörer/biträden som hjälper oss att leverera tjänsten (t.ex. drift, loggning, databaser).
- Auktoriserade underleverantörer i samband med support och teknisk drift.
- Myndigheter om vi är skyldiga enligt lag.
- Kundorganisationen (när vi agerar biträde) i den mån det krävs för att leverera tjänsten.
7. Överföring utanför EU/EES
Vårt mål är att behandla data inom EU/EES. Om överföring utanför EU/EES ändå sker, använder vi lämpliga skyddsåtgärder såsom EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC) och kompletterande åtgärder vid behov.
8. Dina rättigheter
- Rätt till information och tillgång (registerutdrag).
- Rätt till rättelse.
- Rätt till radering (”rätten att bli bortglömd”) i tillämpliga fall.
- Rätt till begränsning av behandling.
- Rätt till dataportabilitet (när tillämpligt).
- Rätt att invända mot behandling som baseras på berättigat intresse.
- Rätt att återkalla samtycke (när behandling baseras på samtycke).
- Rätt att lämna klagomål till IMY.
För rättighetsbegäran: kontakta support@xpendio.se. Om vi behandlar uppgifter som biträde, kan vi behöva hänvisa dig till den kundorganisation som är personuppgiftsansvarig.
9. Cookies
Vi använder cookies för att webbplatsen ska fungera och för att förbättra användarupplevelsen. Vissa cookies är tekniskt nödvändiga och är alltid aktiverade. Du kan hantera dina cookie-inställningar i vår cookie-banner eller i din webbläsare.
Om du tackar nej kommer din information inte att spåras när du besöker webbplatsen; en cookie kan användas för att komma ihåg ditt val.
10. Säkerhet
Vi använder tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder för att skydda personuppgifter, inklusive åtkomstkontroller, kryptering vid överföring (TLS), loggning och incidenthantering.
11. Ändringar i denna policy
Vi kan uppdatera denna policy vid behov. Den senaste versionen publiceras på den URL där policyn tillhandahålls.
12. Publicerings-URL (för API-registrering)
Privacy policy URL: https://xpendio.se/privacy