Hur skapa kategoriträd för kategoristyrning?

Kategoristyrning är en strategisk metod för inköp och leverantörshantering där inköp delas in i olika kategorier baserat på liknande varor eller tjänster. Att skapa effektiva kategorier är en viktig del av denna process och kräver noggrant övervägande av företagets behov och marknadsförhållanden. Här är en steg-för-steg-guide för att skapa kategorier för kategoristyrning:

1. Definiera syftet och målen med kategoristyrningen

• Klargör varför du inför kategoristyrning och vad du vill uppnå. Detta kan inkludera kostnadsbesparingar, förbättrad leverantörshantering, innovation eller riskminimering. Detta är den övergripande strategin. Sedan bör en strategi per kategori tas fram.

2. Analysera inköpsdata

• Samla och analysera inköpsdata för att få en bild av vad ni i organisationen köper, i vilka volymer, från vilka leverantörer, och till vilket pris. Detta ger en grundläggande förståelse för inköpsmönster och möjliggör identifiering av liknande produkter och tjänster. För att underlätta identifieringen av produkter och tjänster arbetar vi med UNSPSC för att lättare hitta mönster och liknande produkter.

3. Segmentera inköpsportföljen/kategorierna

• Dela in inköpen i breda grupper baserat på funktion eller användningsområde. Till exempel kan kategorierna vara:
  • Råmaterial
  • Indirekta material (t.ex. kontorsmaterial)
  • Tjänster (t.ex. konsulttjänster, IT-support)
  • Kapitalkostnader (t.ex. maskiner, byggnader)

4. Identifiera gemensamma egenskaper

• För varje bred kategori, identifiera produkter eller tjänster som har gemensamma egenskaper. Detta kan inkludera faktorer som:
  • Användningsområde
  • Leverantörsbas
  • Marknadsdynamik
  • Teknologi

5. Anpassa kategorierna till marknaden

• Anpassa kategorierna efter hur marknaden ser ut. Förstå leverantörsmarknaden och försök att gruppera produkter och tjänster på ett sätt som speglar hur leverantörer agerar. Till exempel kan vissa kategorier delas in efter leverantörstyper eller geografiska regioner. Detta ska göra att vid en RFQ/Upphandling så behöver antalet svarande leverantörer vara över minst 3. Är det under så behöver Scopet på RFQ minskas och därmed kategorin. Dvs vi fick för lite respons för att få ett bra pris.

6. Samråd med intressenter

• Involvera olika intressenter inom företaget (t.ex. inköpsavdelningen, tekniska avdelningar, produktion) för att säkerställa att kategorierna är praktiska och tillgodoser deras specifika behov. Detta bidrar till att skapa en gemensam förståelse och acceptans för kategorierna.

7. Skapa underkategorier vid behov

• Om en kategori är för bred, skapa underkategorier för att hantera specifika områden mer effektivt. Till exempel kan "tjänster" delas upp i IT-tjänster, konsulttjänster, och underhållstjänster. Kategorierna ska ge minst 3 leverantörer som kan svara på en RFQ där produkterna är liknande så lägsta pris kan tas.

8. Definiera ansvar och roller

• Tilldela en kategoriansvarig eller ett kategoriteam för varje kategori. Dessa personer ansvarar för att utveckla strategier, förhandla med leverantörer och övervaka resultat inom sin kategori.

9. Implementera och justera

• Implementera kategorierna och övervaka hur de fungerar i praktiken. Var beredd att justera kategorierna om det visar sig att de inte är optimalt utformade eller om marknadsförhållandena förändras.

10. Utvärdera och förbättra

• Regelbundet utvärdera kategorierna och kategoristrategierna för att säkerställa att de fortsätter att uppfylla företagets mål. Identifiera möjligheter för förbättring och uppdatera kategorierna vid behov.

Genom att noggrant genomföra dessa steg kan du skapa kategorier som är anpassade till organsiationens behov och marknadsförhållanden, vilket i sin tur kan leda till förbättrad kostnadseffektivitet, starkare leverantörsrelationer och ökad innovation.